PROUD TO BE A SECRETARY

April is a month for people like me to celebrate. Again for this year, I'll be joining this special week with my new friends. Networking is important, so let have fun.

Setiausaha perlu profesional

Oleh mariatul qatiah zakaria, maria.zakaria@utusan.com.my, 20 April 2010

Setiausaha yang baik memiliki pelbagai kriteria yang diperlukan ketuanya.- Gambar hiasan

BERCAKAP mengenai setiausaha sudah pasti semua orang tahu tugasnya selain 'berdampingan' dengan ketua (bos) mereka juga mempunyai tanggungjawab besar di dalam sesebuah syarikat atau organisasi tempat mereka bekerja.

Selain menguruskan surat, menaip, menyimpan fail, membuat temu janji, rancangan dan sebagainya, mereka merupakan orang kepercayaan bos.

Apa tidaknya semua urusan syarikat yang cukup sulit serta 'rahsia' syarikat, mereka antara orang yang mengetahuinya.

Satu masa dahulu, kerjaya ini begitu diminati di kalangan wanita kerana ia tampak glamor dan bergaya tetapi mereka cukup profesional ketika menjalankan tugas malah melaksanakannya dengan penuh etika.

Walaupun begitu, hari ini kerjaya sebagai seorang setiausaha sudah melalui perubahan serta memerlukan pemiliknya berkelulusan tinggi.

Menurut Perunding Imej Adamaya, Imej Consultancy, Sharifah Shawati Syed Mohd., untuk menjadi seorang setiausaha yang profesional dan cemerlang, mereka perlu mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik di samping personaliti unggul di tempat kerja.

''Setiausaha yang baik adalah yang tahu peranannya dan senang untuk berurusan dengan orang ramai.

''Pada masa yang sama, setiausaha juga perlu 'bercakap' bahasa yang sama dengan bos untuk memudahkan urusan kerja.

''Mereka juga harus memahami bos masing-masing agar matlamat kerja tercapai,'' ujarnya ketika ditemui di Kuala Lumpur baru-baru ini.

Tambah beliau, jika dahulu mungkin masyarakat beranggapan bahawa kerjaya sebagai seorang setiausaha tidak ubah seperti 'orang gaji' di mana perlu menyiapkan minuman bos setiap pagi, membersihkan pejabat, menguruskan segala urusan pejabat seperti mesyuarat dan sebagainya tapi hari ini pandangan tersebut tidak lagi boleh diterima pakai.

Hari ini, setiausaha merupakan aset kepada bos selain orang yang 'berkuasa' dalam memastikan kelancaran sesebuah syarikat.

Seorang setiausaha juga berperanan sebagai penjaga bos, pemikir, penapis, penepis, penglipur lara, pemberi serta pemulih semangat, penyimpan rahsia dan penyelamat.

Selain menjadi seorang pengingat, setiausaha juga mestilah kuat menyimpan rahsia apa lagi kalau ia rahsia pejabat dan keluarga ketua.

Ciri-ciri setiausaha yang baik

Jelas beliau, seseorang setiausaha juga ada kalanya seperti rakan kongsi yang bijak dan mampu mengawal keadaan.

Pada masa sama, mereka juga perlu sentiasa proaktif, aktif serta efektif di samping dedikasi dengan kerjaya masing-masing kerana setiausaha ini juga boleh diibaratkan sebagai mata dan telinga kepada sesebuah syarikat ataupun organisasi, tempat mereka bekerja.

Katanya lagi, setiausaha yang berkuasa dan profesional mampu muncul sebagai 'hero' di pejabatnya.

Dengan erti kata lain, peranan yang dimainkan oleh setiausaha bukan sahaja menaikkan imej ketua malah menjadikan syarikat atau organisasi yang diwakili cukup disegani.

''Mereka (setiausaha) perlu bekerja dengan bijak dan menjaga kepentingan ketua dalam apa juga keadaan,'' tambahnya.

Justeru katanya, setiausaha perlu tahu untuk membina keyakinan, kredibiliti dan kemampuan diri.

Bercakap mengenai penampilan, jelas Sharifah Shawati, sama ada bertudung atau tidak, setiausaha mesti berketerampilan kemas dan bergaya.

Ini kerana dia adalah penghubung syarikat dengan pihak luar selain pengantara jabatan.

''Tidak salah untuk bergaya kerana penampilan yang baik serta berhemah tinggi akan mencerminkan sesuatu yang positif mengenai syarikat atau korporat yang diwakili.

''Bagaimanapun seorang setiausaha tidak harus over shadow ketua masing-masing malah aksesori yang digayakan juga tidak perlulah terlalu banyak, cukup sekadar menggayakan aksesori yang seminimum mungkin.

''Jadilah setiausaha yang bijaksana, berkuasa dan bergaya, barulah anda mampu cemerlang dalam profesion ini,'' katanya.

Sebab itu, setiausaha juga perlu mempunyai pengetahuan setanding majikan agar pandangan dan pendapat mereka boleh diterima pakai dalam usaha memajukan syarikat secara keseluruhan.

from a desk of a SECRETARY... I'm Out Of Office